:办公室会务工作规范

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  （4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。
  （5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。
  （四）住宿、就餐安排
  1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实。
  2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。由会务人员提出要求，督促餐厅、防疫部门落实。
  （五）会议用品准备
  提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：
  1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。
  2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。
  3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
  （六）会议车辆安排
  明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
  （七）信访安全保卫工作
  由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。